Instrukcja dla Sygnalistów procedura zewnętrzna - KWP w Gdańsku

Procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa od sygnalistów
w KWP w Gdańsku

Zalecamy, aby przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego rozważyć skorzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych w podmiocie, w którym doszło do naruszenia prawa. W wielu przypadkach problem może zostać skutecznie rozwiązany w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne wyjaśnienie sytuacji. Zgłoszenia wewnętrzne często umożliwiają podjęcie odpowiednich działań naprawczych w krótszym czasie, bez konieczności angażowania zewnętrznych organów.

Jednocześnie chcielibyśmy zapewnić, że skorzystanie z tej procedury jest dobrowolne, a jeśli zgłaszający nie czuje się komfortowo, lub obawia się działań odwetowych, może w każdej chwili przejść do procedury zgłoszeń zewnętrznych. Naszym celem jest zapewnienie pełnego wsparcia i ochrony w procesie zgłaszania naruszeń prawa.

Zakres stosowania procedury

1. Procedura dotyczy zgłoszeń naruszeń prawa w podmiotach znajdujących się w obszarze naszej działalności.
2. Jeśli zgłoszenie dotyczy zakresu działania innego organu publicznego, przekażemy je do odpowiedniego podmiotu.
3. W ramach Procedury Zgłoszeń Zewnętrznych można zgłaszać naruszenia prawa związane z wykonywaną pracą lub przed nawiązaniem stosunku pracy.
4. W przypadku obawy przed działaniami odwetowymi ze strony podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, można dokonać zgłoszenia zewnętrznego, pomijając zgłoszenie wewnętrzne.
5. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego mogą Państwo skorzystać z poufnej porady udzielanej przez upoważnionego pracownika. W tym celu prosimy o kontakt z danymi wskazanymi poniżej.
6. Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o Ochronie sygnalistów

Sposób przekazania zgłoszenia – dane kontaktowe

1. Zgłoszenie może być dokonane:
   • na adres do korespondencji: KWP w Gdańsku, ul. Okopowa 15, 80-819 Gdańsk
     z dopiskiem „Naczelnik Wydziału Kontroli KWP w Gdańsku – Zgłoszenie do rąk własnych”.
   • poprzez e-mail na adres sygnalista.kwp@gd.policja.gov.pl;
   • telefonicznie pod numerem 47 74 15 239;
   • ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od Pani/Pana wniosku o taką formę zgłoszenia.
2. Za Pani/Pana zgodą zgłoszenie telefoniczne będzie dokumentowane w formie:
   • nagrania rozmowy telefonicznej, umożliwiającego jej wyszukanie i dokładnej transkrypcji rozmowy, z którą może się Pan/Pani zapoznać, sprawdzić i zatwierdzić poprzez jej podpisane w umówionym wcześniej dniu z Koordynatorem ds. Zgodności Wydziału Kontroli KWP w Gdańsku bądź jego zastępcą.
3. W przypadku ustnego zgłoszenia, zostanie ono przyjęte na Protokół zgłoszenia zewnętrznego.
4. Wskazane kanały komunikacji:
   • są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach naszej zwykłej działalności;
   • zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
   • pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

Treść zgłoszenia

Rekomenduje się wykorzystanie Formularza Zgłoszenia Zewnętrznego, który zawiera następujące informacje niezbędne do właściwej oceny zgłoszenia:

• określenia rodzaju zgłoszenia (zewnętrzne);
• szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym, kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
• wskazanie obszaru naruszenia prawa zawartego w § 3 procedury;
• wskazanie danych osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
• dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);

Co, ważne, w celu otrzymania informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia oraz uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem jako Sygnalista powinieneś/aś wskazać swoje dane, tj. imię, nazwisko oraz adres do kontaktu.

Ochrona Sygnalisty

1. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym funkcjonariusz, pracownik, stażysta, pracownik tymczasowy, zleceniobiorca, prokurent, akcjonariusz, wspólnik, itp. Dotyczy to także przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
2. Zapewniamy ochronę Sygnalistów poprzez:
   1. ochronę Pani/Pana tożsamości, chyba że otrzymamy od Pani/Pana wyraźną zgodę
      na ujawnienie Pani/Pana danych;
   2. jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności
      ich tożsamości;
   3. udział, w procesie rozpatrywania, bezstronnych osób, które zostały zobligowane
      do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
   4. zapewnienie, że dostęp do Pani/Pana danych oraz dokumentacji związanej
      ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów.
3. Na Pani/Pana żądanie wydamy w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że podlega Pan/Pani ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów.
4. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może prowadzić do odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej ani odpowiedzialności za szkodę wynikającą z naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, takich jak zniesławienie, naruszenie dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych czy tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że miał/miała Pan/Pani uzasadnione podstawy do sądzenia, że zgłoszenie lub ujawnienie było niezbędne w celu ujawnienia naruszenia prawa, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.
5. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ustępie powyżej, może Pan/Pani wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
6. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
7. W przypadku podjęcia wobec Pani/Pana działań odwetowych, ma Pan/Pani prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie)
   lub prawo do zadośćuczynienia.
8. Środki ochrony sygnalisty opisane w Procedurze oraz przepisach, dotyczą także:

• osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
• osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie, którego dotyczy zgłoszenie.

Może Pani/Pan przekazać nam informacje o naruszeniu prawa, które dotyczą:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wcześniej.

Informacje zwrotne oraz kontakt w związku z przyjęciem zgłoszenia

1. Potwierdzimy Panu/Pani przyjęcie bądź odrzucenie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje przekażemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile nie otrzymaliśmy od Pani/Pana sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, poinformujemy Panią/Pana o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia.
3. Poinformujemy Pani/Panaą o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że jest on właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia.
4. Informacji o przyjęciu zgłoszenia nie przekażemy, jeżeli będziemy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności Pani/Pana tożsamości.
5. Możemy zwrócić się do Pani/Pana, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Pani/Pana posiadaniu.
6. Przekażemy Panu/Pani informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
7. Przekażemy Panu/Pani informację, jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.

Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnionych pracowników w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.
2. W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Pani/Pana o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
3. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:

• zmiany w obowiązujących procedurach i regulacjach wewnętrznych;
• przekazanie sprawy do odpowiednich instytucji, w tym organów ścigania;
• podejmowanie działań wobec osób odpowiedzialnych za naruszenia;
• przeprowadzenie szkoleń dla funkcjonariuszy lub pracowników w zakresie obowiązujących przepisów i procedur;
• wdrożenie nadzoru i kontroli w celu zapobiegania podobnym naruszeniom w przyszłości;
• podjęcie innych działań, zależnych od specyfiki zgłoszenia i sytuacji.

4. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu naszego działania, przekażemy je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
5.  Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w Pani/Pana zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem Pani/Pana wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Poinformujemy Pani/Pana o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawimy je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych

1. Administratorem Pani/a danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji w Gdańsku z siedzibą przy ul. Okopowa 15, 80-819 Gdańsk.
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących Pani/Panu na mocy przepisów RODO może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod.kwp@gd.policja.gov.pl. 
3. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów zgodnie z art. 6 lit. c RODO.
4. Ochrona tożsamości sygnalisty: W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą.
5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Panu/i prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7. Posiada Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
8. Przysługuje Pani/u prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-293 Warszawa (uodo.gov.pl), gdy uzna Pani/Pan,
   że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy RODO
9. Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do rozpatrzenia zgłoszenia w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, gdyż tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo nie podlega procedowaniu w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Gdańsku.
10. Pani/a dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
11. Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

• do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany;
• informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl;
• adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
• istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.

Załączniki:

• Procedura zgłoszeń zewnętrznych

Załączniki dostępne cyfrowo:

• Procedura wersja dostępna cyfrowo
• Załącznik nr 1 - Protokół zgłoszenia zewnętrznego
• Załącznik nr 2 - Formularz zgłoszenia zewnętrznego
• Załącznik nr 3 - Potwierdzenie o przyjęciu, przekazaniu, odrzuceniu zgłoszenia
• Załącznik nr 4 - Rejestr zgłoszeń zewnętrznych
• Załącznik nr 5 - Upoważnienie do rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych
• Załącznik nr 6 - Oświadczenie o Braku Konfliktu Interesów
• Załącznik nr 7 - Karta nadzoru
• Załącznik nr 8 - Protkół Zniszczenia Akt Sygnalisty
• Załącznik nr 9 - Zaświadczenie potwierdzające ochronę
• Załącznik nr 10 - pismo przewodnie
• Klauzula informacyjna RODO 1
• Klauzula informacyjna RODO 2