Dostęp do zasobów archiwalnych KWP w Gdańsku - Dostęp do zasobów archiwalnych - KWP w Gdańsku

ARCHIWUM KWP W GDAŃSKU    

znajduje się

w Wydziale Bezpieczeństwa Informacji

Komendy Wojewódzkiej Policji w Gdańsku

80-819 Gdańsk, ul. Okopowa 15

Tel. 477415865

Naczelnik

mł.insp. Artur Berdys

Zasób archiwalny:

Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Gdańsku posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą zespół archiwalny Milicji Obywatelskiej, powstały w latach 1955-1990 oraz zespół otwarty Komendy Wojewódzkiej MO/Policji w Gdańsku oraz byłej MO/Policji w Słupsku.

Zasób archiwalny stanowią:

• materiały archiwalne kategorii „A” – mające znaczenie jako źródło o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście i nie podlegają brakowaniu,
• dokumentacja niearchiwalna kategorii „B” – o czasowym, praktycznym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Zasady udostępniania zasobu archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji
w Gdańsku

Udostępnienie akt może nastąpić do celów:

• służbowych uprawnionym podmiotom;
• naukowo-badawczych;
• publicystycznych i innych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i jej obywateli.

Wymogi formalne wniosku:

Na zasadach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, materiały archiwalne pozostające w zasobie Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Gdańsku udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zawierającego:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
3. wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą,
4. określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych (w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zasadnym jest dołączenie do zgłoszenia zaświadczenia z uczelni oraz wskazanie tematu i zakresu pracy naukowej,
5. upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w pkt 1 i 2.

Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możliwości ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 Kpa.). Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisanych prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania
(art. 64 § 2 Kpa).

Wnioski o udostępnienie akt należy kierować wyłącznie

• w formie pisemnej na adres:

Wydział Bezpieczeństwa Informacji
ul. Okopowa 15
80-819 Gdańsk

lub

• formie elektronicznej:

za pośrednictwem ePUAP: /icq0w0t84v/skrytka

Ważne!

Zgodnie z art. 63 § 3a Kpa podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

1. być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,
2. zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań wg. określonego wzoru,
3. zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Podanie podlega ocenie organu administracji publicznej, który po sprawdzeniu jego kompletności oraz właściwej formy, bada uprawnienie wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. Jeżeli wynik sprawdzenia będzie pozytywny, dane podlegają udostepnieniu. Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona w formie pisemnej, jak i formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie wnioskodawcy.

Udostępnienie akt:

• zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami
  o ochronie informacji niejawnych;
• zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
• zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami
  o dostępie do informacji publicznej.

Podstawy prawne:

• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
  i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123 poz. 698 z późn. zm.),
• ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej
  (Dz.U. z 2020. poz. 2176),
• ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
  (Dz.U. z 2019 r. . poz. 742),
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
  27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływy takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej RODO,
• ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.
  z 2019 r. poz. 1781),
• ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości
  (Dz.U. z 2019 r., poz. 125),
• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U z 2021 r., poz. 735),
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się
  w archiwach wyodrębnionych (Dz.U. z 2011 r. nr 196, poz. 1161),
• zarządzenie nr  920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 
  2008 r.  w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP z 2008 r. nr 16 poz. 95 z późn. zm.).

Klauzula informacyjna:

Na podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1, z późn. zm., dalej RODO):

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest Komendant Wojewódzki Policji w Gdańsku, z siedzibą przy ul. Okopowej 15, 80-819 Gdańsk.
2. Komendant Wojewódzki Policji w Gdańsku wyznaczył w podległej jednostce inspektora ochrony danych, kontakt: ul. Okopowej 15, 80-819 Gdańsk,
   e-mail: iod.kwp@gd.policja.gov.pl. Dane inspektora ochrony danych zamieszczone zostały na stronie BIP KWP w Gdańsku.
3. Dane osobowe, zwane dalej „danymi”, będą przetwarzane w celu rozpatrzenia wniesionej/wniesionego przez Panią/Pana skargi/wniosku - na podstawie kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg
   i wniosków.
4. Dane nie będą przekazywane odbiorcom, o których mowa w art. 4 pkt 9 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.  
5. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego bądź organizacji międzynarodowych.
6. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres wskazany
   w przepisach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz Zarządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji.
7. Tryb usuwania dokumentacji zawierającej Pani/Pana dane osobowe określa Zarządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania
   z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz akty niższego rzędu wydane na jego podstawie.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli w Pani/Pana ocenie przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
10. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym  profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, gdyż wynika z przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania
    i rozpatrywania skarg i wniosków. W przypadku nie podania danych nie będzie możliwe rozpatrzenie wniesionej/wniesionego przez Panią/Pani  skargi/wniosku.
12. Ograniczenia stosowania przepisów RODO:

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się do stosowania RODO:

-  art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,

-  art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania –
w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.